Traject dorps-en adviesraden: nieuw inspraakmodel

Tijdlijn

Waarom

Overijse heeft een lange traditie van inspraak via dorps- en adviesraden. Deze structuur is historisch en organisch gegroeid tot wat ze vandaag is.

Maar we merken dat deze traditie niet meer voldoet aan de noden van vandaag. We willen alle Overijsenaren enthousiasmeren om zich te engageren en om samen de gemeente te cocreëren. Overijse staat voor de uitdaging om de dorps- en adviesraden relevant te houden en te zoeken naar een meer impactvolle rol voor die raden.

We zoeken samen met het bestuur, de medewerkers en de burgers (leden van de raden, verenigingen en particulieren) naar alternatieve en innovatieve vormen van samenwerking tussen de lokale overheid en burgers. We vertrekken vanuit de uitdaging hoe burgers en overheid, naast de wettelijke bepalingen, partners kunnen worden in het cocreëren van een leefbare gemeente.

En daarom zijn we dus op zoek naar een nieuwe, dynamische adviesstructuur die ervoor zorgt dat wel efficiënt en relevant advies kunnen geven, in het Overijse van vandaag én morgen.

De verschillende fases van het traject

Omdat we deze oefening grondig willen doen, nemen we de nodige tijd hiervoor. Het hele traject is ingedeeld in een aantal fases. Zo komen we stapje per stapje dichter bij de nieuwe structuur.

FASE 1: Input van de burger verzamelen

Via dit platform én op papier in De Overijsenaar (juli-augustus) deden we een bevraging. Door te antwoorden op vragen zoals 'Hoe denken jullie over advies (geven) binnen Overijse? Hoe zou dat moeten verlopen? En wat heb jij nodig om zelf advies te geven?' kon iedereen mee richting geven aan het traject.

Al de verzamelde input werd meegenomen naar onze volgende fase.

FASE 2: Online kick-offsessies

Eind oktober organiseerden we 4 online kick-offsessies. Tijdens deze sessies luisterden we naar andere gemeenten die een gelijkaardige trajecten doorliepen en begonnen we luidop te dromen over hoe we binnen Overijse 'advies geven' naar een hoger niveau konden tillen.

FASE 3: Ontwerpen

In november 2020 hebben we een volgende stap in ons proces gezet, dit in de vorm van een ontwerpsessie. Tijdens deze sessie maakten we onze plannen en dromen concreet.

Hoe moet een proces van advies geven verlopen? Hoe kunnen we voor verbinding zorgen? Welke structuren zouden er mogelijk zijn? ...

Zo werd het 3-schillenmodel geboren. Dit is een theoretisch adviesmodel dat we op maat van Overijse hebben bijgestuurd.

FASE 4: Testfase

Maar een nieuwe structuur uitdenken is één iets. Helaas wil dat niet zeggen dat het ook effectief in de praktijk goed werkbaar is. De enige manier om daar achter te komen, is testen. Daarom voorzien we in het voorjaar van 2021 de nodige tijd om alles uit te proberen en bij te sturen waar nodig. En zo hopen we tot een nieuwe structuur te komen waarmee we weer gelanceerd zijn.

Deze testfase laten we lopen tot het einde van de zomer van 2021. En het testen doen we aan de hand van 5 testcases:

  • Sporthal: We formuleren een adies voor een procesarchitectuur die er mee voor moet zorgen dat we over enkele jaren een nieuwe sporthal hebben die tegemoet komt aan de noden van alle Overijsenaren.
  • Buurtbudget Overijse centrum: We geven een advies over de verdeling van het buurtbudget dat er voorzien is voor Overijse centrum. Deze middelen komen uit het Vlaamse Noodfonds n.a.v. corona. Elke dorpsraad kreeg hiervan een budget. In het centrum is er geen dorpsraad op dit moment. Dat is dus de ideale moment om eens mensen samen te brengen die over dit vraagstuk zich willen buigen.
  • Welzijnshuis: We maken een advies dat mee vorm kan geven aan de visie die als basis moet dienen voor de uitbouw van het Welzijnshuis in Overijse.
  • Beleving WK: We geven advies over hoe de beleving in het weekend waarin het WK Wielrennen door Overijse komt een extra boost kunnen geven.
  • Test-helikoptergroep: De helikoptergroep is een belangrijk, maar vooral ook nieuw element in de de manier waarop we advies zouden gaan geven in Overijse. Daarom vinden we het ook belangrijk om de werking hiervan ook al grondig getest te hebben.

Je ziet het: een grondige en uitgebreide testfase waarmee we los van de huidige werking van onze dorps- en adviesraden proberen om alle opportuniteiten en werkpunten van het nieuwe model aan het licht proberen te brengen. Uiteraard zullen we hier tussentijds mee aan de slag gaan en het model bijsturen waar nodig.

FASE 5: De overgang goed voorbereiden

We zijn nog niet zover. Maar eens we tot een bijgestuurd model gekomen zijn dat werkbaar is voor Overijse, is het cruciaal om ook de overstap van oude naar het nieuwe model op een goede manier te laten verlopen. Dit is werk voor in het najaar van 2021.

Het 3-schillenmodel uitgelegd

Na een denkproces met verschillende burgers, leden van de administratie en de gemeenteraad kwamen we tot het 3-schillenmodel.

Dit nieuwe model moet de werking van de adviesfunctie van alle dorps- en adviesraden van vandaag vervangen en tegemoet komen aan de uitdagingen die werden geformuleerd. Enkele voorbeelden hiervan:

  • Sommige raden kampen met een tekort een instroom van nieuwe leden.
  • De doorstroom van advies en de terugkoppeling hiervan verloopt vaak stroef.
  • Adviezen komen op dit moment vaak maar uit één richting en misten hierdoor body. Er is nood aan meer integrale adviezen.
  • We merken dat veel mensen wel interesse hebben om zich te engageren, maar dat een engagement voor een jaar of langer niet meer vanzelfsprekend is. Hierdoor is er nood voor ruimte voor ad hoc engagementen uitgesproken.
  • We willen nog meer Overijsenaren kunnen betrekken in het advies geven richting het beleid.

Ontdek het 3-schillenmodel

Het 3-schillenmodel bestaat uit drie schillen die bijdragen tot het vormen van een advies:

  • BREDE SAMENLEVING: deze schil stelt elke Overijsenaar voor: jong of oud, verenigd of niet, .... Deze schil moet de basis vormen voor elk advies dat binnen Overijse tot stand komt. (Dit maken we duidelijk door de witte pijl van buiten naar binnen.) Dat betekent dus dat elke Overijsenaar de kans zal hebben om bij te dragen tot een advies.
  • GROTE KERN: in de grote kern worden alle adviezen inhoudelijk vorm gegeven. We zullen afhankelijk van het thema/de centrale vraag die op tafel ligt steeds op zoek gaan naar een goede samenstelling van Overijsenaren  die hiermee aan de slag kunnen gaan én een goed proces zodat we een integraal advies naar voren kunnen schuiven. Ook de administratie en het beleid kunnen waar nodig mee aan tafel zitten om bijvoorbeeld mogelijke gevolgen mee in te schatten, beleid/eerdere beslissingen te kaderen, ....
  • HELIKOPTERGROEP: deze schil bestaat uit een kleine groep burgers en mensen uit de administratie die samen de procesmatige kant van de adviesvorming op zich nemen en als een helikopter alle adviezen die binnen de grote kern gevormd worden opvolgen. Zij hebben dus geen inhoudelijke taak. Naast dit alles hebben ze ook de taak om mogelijke nieuwe adviesvragen/-ideeën op te vangen en ervoor te zorgen dat er een transparante terugkoppeling komt op elk gegeven advies.

Een vierde belangrijk element is het OPEN FORUM. We hebben de ambitie om minstens twee maal per jaar een open forum te organiseren met als doelstelling om zoveel mogelijk Overijsenaren te betrekken. Hoe dit er juist moet uitzien, dat is niet duidelijk. Wel kan een open forum bijdragen tot volgende zaken:

  • Overijsenaren informeren over welke adviezen er allemaal gevormd werden en worden.
  • Overijsenaren engageren om mee in de grote kern aan een advies te bouwen.
  • Klanken opvangen die een basis kunnen vormen voor een adviesvraag.
  • Op zoek te gaan naar kruisbestuivingen zodat mensen met verschillende achtergronden en expertises elkaar vinden.
  • Netwerken, elkaar ontmoeten, samen iets drinken, praten met elkaar.

Zoals gezegd bestaat de buitenste schil uit alle Overijsenaren. Deze Overijsenaren kunnen functioneren als losse individuen, vertegenwoordigd worden door een vereniging. Ook burgerinitiatieven en een andere organisaties vind je terug in de buitenste schil. (gele bolletjes)

In deze schil kunnen de dorpsraden hun organiserende rol volledig opnemen voor initiatieven in functie van de sociale cohesie in hun gehucht. Maar waar zij dat nodig vinden, kunnen ze zich ook binnen de grote kern engageren om adviezen mee vorm te geven.

De rode cirkels in de grote kern duiden op de verschillende adviezen die op eenzelfde moment kunnen vormkrijgen. Elke vraag krijgt een proces op maat uitgetekend en ook de groep Overijsenaren die zich over een vraag buigt, zal per vraag anders zijn. Nadat een advies is vormgegeven, zal die groep zich ontbinden en kan iedereen 'uitwaaien' en zich indien gewenst engageren binnen een ander project binnen de grote kern.

Deze manier zorgt er voor dat elke persoon zich kan engageren waarvoor hij/zij de tijd, goesting en interesse heeft zonder dat hij/zij zich moet engageren binnen één of meerdere adviesraden, zoals vandaag.

Daarnaast zullen mensen met verschillende expertise en achtergronden samen aan één advies werken. Dit zal adviezen opleveren die veel integraler zijn in plaats van dat ze vanuit één hoek uit worden vorm gegeven of vanuit verschillende hoeken komen en niet afgestemd zijn op elkaar.

Van de theorie naar de praktijk

Op dit moment spreken we nog van een theoretisch model. Tijdens de testfase zullen we dit model geleidelijk aan herkneden zodat het volledig is afgestemd op het Overijse van vandaag en de samenwerking tussen het beleid en de burger optimaal versterkt wordt.