Evenementenaanvraag

Op 1 november 2022 lanceren we de nieuwe digitale evenementenaanvraag. Ook het vernieuwde evenementenreglement gaat vanaf die dag in.

Organiseer je een evenement in Overijse? Dan moet je vanaf nu in de meeste gevallen je activiteit melden of aanvragen bij de gemeente. Meldingen en aanvragen doe je hier vanaf 1 november. Is het de eerste keer dat je een aanvraag indient via het digitaal loket, maak dan eerst een nieuw account aan door te klikken op 'NIEUW ACCOUNT AANMAKEN', te vinden onder de knop 'aanmelden'. 

VRAAG HIER JE EVENEMENT AAN 

Welke evenementen moet je verplicht melden?

  • Een publiek evenement met meer dan 100 gelijktijdig aanwezigen
  • Een privaat evenement met meer dan 500 gelijktijdig aanwezigen
  • Een overnachting van meer dan 10 personen in een niet daarvoor ingerichte of (permanent) vergunde plek
  • Om het even welke activiteit/evenement of initiatief waarvoor je denkt een vergunning of toelating nodig te hebben (vb. schenken van sterke dranken, het gebruik van een parking of plein, een aangepast verkeersreglement, …).

Welke evenementen moet je niet melden?

Activiteiten die binnen de reguliere, regelmatige werking van clubs, verenigingen en andere organisaties vallen, hoef je niet apart te melden. Dit gaat bijvoorbeeld om de wekelijkse bijeenkomsten. 

Wanneer heb je een toelating nodig?

Je hebt een toelating (vergunning) van het college van burgemeester en schepenen nodig voor je evenement wanneer:

  • je evenement volledig of gedeeltelijk plaatsvindt op openbaar domein,
  • je een fuif, (dans)feest en/of muziekoptreden in een gemeentelijk gebouw organiseert,
  • je op privaat domein (zowel binnen als buiten) een fuif, (dans)feest en/of muziekoptreden organiseert dat publiek toegankelijk is, gratis of betalend.
  • je sterke of gedistilleerde dranken wenst te schenken op je evenement.

Een melding moet op tijd gebeuren. Je vindt de termijnen per soort evenement hier onderaan, of in het reglement.


Niet zeker of je activiteit of evenement moet melden? Bij twijfel neem je contact op met het infopunt Vrije Tijd via de gegevens hier rechts.

Hoe aanvragen?

Dien hier (vanaf 1 november) je aanvraag of melding in via het digitaal evenementenloket.
Je kan ook langskomen op het infopunt Vrije Tijd.

Bij de organisatie van een evenement komt heel wat wat kijken. Het digitaal evenementenloket is niet alleen een melding of aanvraagformulier, maar belicht ook alle belangrijke (veiligheids)aspecten binnen de organisatie van je evenement. 

Aanvraag-/meldingstermijnen

Publiek evenement met inname publieke ruimteuiterlijk 7 weken op voorhand 
Publiek evenement zonder inname publiek ruimteuiterlijk 1 maand op voorhand
Wandel- of wielerdoortocht met inname publieke ruimteuiterlijk 7 weken op voorhand
Wandel- of wielerdoortocht zonder inname publieke ruimteuiterlijk 1 maand op voorhand
Sportwedstrijden op de openbare weguiterlijk 3 maand op voorhand (bepaald door het KB) 
Privé evenement > 500 personenuiterlijk 1 maand op voorhand (kunnen geen gratis inname publieke ruimte doen)

Heb je materiaal nodig voor je evenement, dan dien je dezelfde aanvraagtermijnen als de eventaanvraag te respecteren. Materiaal uitleen dient steeds samen met de eventaanvraag/melding ingediend te worden. 

Evenement met inname publieke ruimte:

voorbeeld: rommelmarkt, straat- of buurtfeest, feest in het park...

Organiseer je een fuif in de markthal, vraag dan steeds een stuk inname publieke ruimte in functie van eventuele rokersruimte zodat het IN - OUT principe kan gehanteerd worden. 

Evenement zonder inname publieke ruimte

voorbeeld: Schoolfeest binnen de schoolmuren,..

Wandel- fietsdoortocht met inname publieke ruimte:

voorbeeld: Je wenst een bevoorradingspost te voorzien onderweg en wilt hiervoor een aantal parkeerplaatsen of andere openbare plaats innemen. 

Wandel- of fietsdoortocht zonder inname publieke ruimte:

De fiets of wandeltocht vraagt geen inname van een openbare ruimte voor een stop of bevoorrading.

Privé evenement van meer dan 500 personen:

voorbeeld: Bedrijfsfeest op eigen terreinen, groot privé evenement waar enkel genodigden op welkom zijn etc. 

Ondersteuning

Wist je dat de gemeente in sommige gevallen ook voor (logistieke) ondersteuning kan zorgen?
Hier vind je een overzicht van de ondersteuning. 

Reglement

Het volledige reglement vind je hieronder.

Documenten

  • 20221018_Evenementenkader en ondersteuning gemeente Overijse_publicatie.pdf
    pdf 164,1 Kb
    Downloaden