Factureren aan de gemeente en OCMW Overijse

Hoe factureren aan gemeente en OCMW Overijse?

Vormvereisten factuur

Welke informatie uw factuur moet bevatten is afhankelijk van het al dan niet btw-plichtig zijn.

Btw-plichtige leverancier (bvba, NV, bepaalde vrije beroepen, ...)

Heeft u een btw-nummer, dan bent u verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving te
gebruiken.
- Vermeld steeds het juiste btw-percentage op de factuur.
- Indien er geen btw moet worden verrekend, vermeld op de factuur steeds de juiste reden
(bv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44).
- Vermeld steeds het bestelbonnummer op uw factuur.

NIET-btw-plichtige leverancier (particulieren, bepaalde vrije beroepen, rechtspersonen zonder btw-nummer)

Vermeld minimaal onderstaande gegevens op uw onkostennota voor een correcte uitbetaling:

- Naam
- Adres
- Uw rekeningnummer (IBAN)
- Datum van opmaak onkostennota
- Ons bestelbonnummer
- Omschrijving en datum van dienst/levering
- Bedrag

Vermeld steeds het bestelbonnummer op uw factuur. Stuur een aparte factuur per bestelbon,
groepeer ze niet!

Digitale facturatie

De financiële dienst van gemeente en OCMW Overijse ontvangt bij voorkeur digitale facturen.

Elektronisch factureren biedt voordelen: afschaffing van papier-, port- en enveloppenkost, forse
daling van arbeidstijd en -kost om uw facturen te maken en te verzenden, geen risico op ‘verloren’
facturen via de klassieke postverzending, digitale en geautomatiseerde verwerking, snellere betaling
van uw factuur.

E-facturatie via Mercurius

U stuurt uw facturen elektronisch naar ons via het Mercurius/Magda platform van de Federale en
Vlaamse Overheid. Deze e-facturen zijn elektronische factuurberichten in gestandaardiseerd formaat
(XML UBL2.1 formaat “PEPPOL”).Meer en meer lokale overheden sluiten aan op dit platform en Overijse wenst hierin een voortrekkersrol op te nemen. Deze manier van factureren biedt tal van voordelen, al dan niet in
combinatie met e-ordering (elektronische bestellingen) en maakt een maximaal geautomatiseerd
verwerkingsproces mogelijk.

Deze werkwijze vraagt wel een ICT-inspanning. Mogelijks moet u de markt bevragen om u daarbij te
laten ondersteunen via service providers en toepassingen. Als leverancier levert u de facturen aan –
via een access point zoals bv. een service provider – in het XML UBL2.1 formaat (zoals vastgelegd in
voorbereiding van de Europese norm door de werkgroep CENBII).

Meer informatie vindt u op de website van Vlaamse Overheid:
https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing-voor-leveranciers

PDF per mail

Mail uw factuur als PDF naar de speciaal daartoe voorziene mailadressen:

1. inkomende.facturen@overijse.be
Bedrijfsnaam: Gemeentebestuur Overijse
KBO nummer: 0207 512 001

2. inkomende.facturen.ocmw@overijse.be
Bedrijfsnaam: OCMW Overijse
KBO nummer: 0212 207 393

Om uw factuur succesvol te versturen, volgt u onderstaande eenvoudige stappen.

- Verstuur uw factuur als PDF-bijlage aan een mail.
- De mail bevat één PDF-bijlage.
- De PDF-bijlage bevat één factuur.
- Andere bijlagen kunnen worden toegevoegd indien deze geen PDF-bestanden zijn.
- Maak voor meerdere facturen aparte mails en PDF-bestanden aan.
- Verstuur uw mail naar het correcte mailadres.
- (verstuur de digitale factuur NIET per post)
- Respecteer de vormvereisten.
- Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet!

Ondanks de dagelijks zorg voor uw factuur, kan het voorkomen dat wij de betaaltermijn
overschrijden.

Verstuur uw betalingsherinnering (rappels) of vragen over betalingen aan derden, facturen,
aanmaningen of andere naar de bovenvermelde mailadressen voor info.

Bent U toch niet in staat om digitaal te factureren?

Verstuur uw papieren factuur met de post. Facturen worden steeds naar de maatschappelijke zetels
gestuurd (zie onderstaande facturatieadressen). Stuur geen facturen naar de leveringsadressen.
Vermeld altijd het bestelbonnummer op de factuur. Dit versnelt de betaling aanzienlijk! Stuur uw
factuur in enkelvoud. Zo spaart u papier & milieu.

Facturatieadressen:

Gemeentebestuur Overijse (0207 512 001), Begijnhof 17, 3090 Overijse
OCMW Overijse (0212 207 393), Dr. J.P. Dieudonnéstraat 3, 3090 Overijse

Wettelijke betaaltermijn

De wettelijke termijn bedraagt meestal 30 dagen na factuurdatum voor de meeste diensten en
goederen.

De wettelijke betaaltermijn voor werken bedraagt 30 dagen na aanvraag van de factuur door de
gemeente of het OCMW (einde verificatietermijn).