Factureren aan de gemeente en OCMW Overijse

Hoe factureren aan gemeente en OCMW Overijse?

Elektronisch factureren

Het lokaal bestuur Overijse aanvaardt facturen (>3.000 euro excl. btw) enkel nog via het PEPPOL-platform.  

Facturen minder dan 3.000 euro (excl. btw) kunnen nog per mail aangeleverd worden. Dit is een overgangsregeling is, want vanaf 1 januari 2026 is elektronisch factureren via het PEPPOL netwerk verplicht ongeacht het bedrag en ook voor ondernemingen onderling.

Let op!  Voor overheidsopdrachten geplaatst via gunning of raamoverkomst, geldt altijd aanleveren via PEPPOL, ongeacht het bedrag van de factuur.

1. Waarom?

1.1   Het Koninklijk besluit "E-invoicing" van 9 maart 2022 verplicht leveranciers om e-facturen te versturen naar Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen. Koninklijk besluit van 9 maart 2022 | BOSA (belgium.be)

1.2   E-facturatie biedt tal van voordelen:

• Er zijn geen papier-, port- en envelopkosten
• Geen kans op verlies van een factuur, of fouten bij doorsturen
• Tijdsbesparing omdat er geen menselijke tussenkomst meer nodig is
• Goedkeuringsflow start sneller, waardoor sneller uitbetaald worden
• Een opportuniteit om je facturatieproces te digitaliseren; vanaf 1/1/26 is voor alle B2B verplicht

2. Wat moet je doen?

Er zijn verschillende mogelijkheden om hiermee te werken, afhankelijk van de grootte van je bedrijf en je manier van factureren. Alle info over het Peppol-model en welke optie je best kiest, vind je op de website van de Vlaamse Overheid.

2.1  Check je eigen boekhoudpakket; is de optie mogelijk om e-facturen via Peppol te verzenden?

2.2  Of kies een facturatietool zie lijst van mogelijke softwaretoepassingen via efactuur.belgium.be

2.3  Of gebruik je liever geen facturatietool of boekhoudpakket? Dan kan je gratis e-facturen versturen via het open Peppol-platform van "Mercurius"; het portaal van de federale overheid. Via deze link: Mercurius (belgium.be)

3. Vormvereisten factuur

Welke informatie je factuur moet bevatten, is afhankelijk van het al dan niet btw-plichtig zijn.

3.1 Je hebt een ondernemingsnummer

Heb je een btw-nummer, dan ben je verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving te gebruiken:

• Vermeld steeds het juiste btw-percentage op de factuur.
• Indien er geen btw moet worden verrekend, vermeld dan op de factuur steeds de juiste reden 
  (bv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44).
• Vermeld steeds het bestelbonnummer op je factuur.

3.2 Je hebt geen ondernemingsnummer (particulieren, bepaalde vrije beroepen, rechtspersonen zonder btw-nummer)

Vermeld minimaal onderstaande gegevens op je onkostennota voor een correcte uitbetaling:

• Naam + Rijksregisternummer
• Adres
• Rekeningnummer (IBAN)
• Datum van opmaak onkostennota
• Bestelbonnummer
• Omschrijving en datum van dienst/levering
• Bedrag

Dit mag je doorsturen per PDF naar: inkomende.facturen@overijse.be of inkomende.facturen.ocmw@overijse.be 

4. Bestelbonnen

Een bestelling door Lokaal bestuur Overijse komt pas tot stand na ontvangst van een digitale bestelbon na goedkeuring door de bevoegde dienst. Wacht de ontvangst van de bestelbon af voordat je goederen levert, diensten presteert of werken verricht.

Noteer het nummer van de bestelbon (202400xxxx) bij <PO-nummer> in het voorziene Peppol-sjabloon.

5. Wettelijke betaaltermijn

De wettelijke termijn bedraagt normaal 30 dagen na factuurdatum voor de meeste diensten en goederen. De wettelijke betaaltermijn voor werken bedraagt 30 dagen en na aanvraag van de factuur door de gemeente of het OCMW (einde verificatietermijn; na goedkeuring van de vorderingstaat).

Ondanks de dagelijkse zorg voor uw factuur, kan het voorkomen dat wij de betaaltermijn overschrijden. Er worden geen verwijlintresten betaald wanneer wij de factuur niet via de correcte aanlevermethode hebben ontvangen.

6. Technische ondersteuning

Raadpleeg de helpdesk van de toepassing die je gebruikt voor technische ondersteuning, foutmeldingen, vragen of facturen correct afgeleverd zijn enz.

Wij kunnen enkel nagaan of we een e-factuur al dan niet hebben ontvangen.

7. Onze entiteiten