Informatie voor organisatoren

Organiseer je een (openbaar) evenement? Dan zijn er een paar zaken die je zeker in het oog moet houden. 

Inname openbaar domein

Wie een evenement op het openbaar domein wil organiseren (rommelmarkt, festival, sportwedstrijd, …), heeft een vergunning nodig. Ook wanneer je een mobiele activiteit organiseert (een stoet, betoging, wieler- of wandeltocht, ...) heb je toestemming nodig. Dit is nodig om de impact op het verkeer en de omgeving in goede banen te kunnen leiden. 

Een inname openbaar domein vraag je samen met je evenementenaanvraag aan. Denk dus op voorhand na over je locatie. Zorg voor een duidelijk plan van de evenementenzone en/of een overzichtelijke routebeschrijving. Op die manier kunnen wij vlot de tijdelijke verkeersmaatregelen nemen om de zone af te bakenen en het verkeer om te leiden.

Hou rekening met de volgende voorwaarden:

Categorieën en prijzen 

• We hebben organisatoren van openbare activiteiten ingedeeld in categorieën.
  De categorie waartoe een aanvrager behoort, bepaalt of een activiteit kan doorgaan op de openbare weg of op een openbare plaats.
• De belangrijkste voorwaarde: de activiteit moet ook publiek toegankelijk zijn. Voor een privéevenement, kan je dus geen openbare ruimte innemen. 
• Sommige organisatoren moeten een bijdrage betalen voor het gebruik van de openbare weg of een openbare plaats. Dit overzicht is terug te vinden op het einde van dit reglement.

Signalisatie

• Je brengt als organisator zelf alle buurtbewoners en handelaars op de hoogte over je evenement (wat is het, wanneer, hoe lang, wie is de contactpersoon bij vragen, ...) en over de mogelijke (geluids)hinder en tijdelijke verkeersmaatregelen.
• Welke straten er afgesloten moeten worden of waarlangs het parcours van de mobiele activiteit loopt, kan je aangeven in je aanvraag via het digitaal evenementenloket op de website of via het infopunt Vrije Tijd.
• De verkeersborden en eventueel andere signalisatie ter aanduiding van de tijdelijke ingebruikname van de openbare weg of de openbare plaats wordt door de gemeente geleverd. De aanvrager is altijd verantwoordelijk voor het tijdig en correct uitzetten van deze signalisatie.
• Je plaatst zelf de tijdelijke verkeerssignalisatie op de af te sluiten straten. Na het evenement haal je de borden ook weer weg en zet je ze op het voetpad zodat onze dienste ze opnieuw kunnen ophalen.

Opruimen

• Na afloop zorg je ervoor dat de evenementenzone er terug uitziet zoals ervoor: opgeruimd en netje. Zamel alle afval in en soorteer ze volgens de regels.
• Is de zone niet opgeruimd zoals het hoort? Dan volgt de gemeente dit met de organisator op. Als de organisator de opruim niet zelf oppakt, volgt de gemeente dit op en wordt het bedrag hiervoor doorgerekend, bepaald in het retributiereglement uitvoeren van werken voor derden.

Voor bedrijven

Bedrijven die een openbare activiteit organiseren en hiervoor de openbare weg of een openbare plaats gebruiken, betalen een bijdrage. 
De tarieven zijn terug te vinden in het retributiereglement uitvoeren van werken voor derden.

Drankverpakking op evenementen

Het is op alle publieke evenementen verboden om drank te serveren in wegwerpbekers, blikjes of petflesjes. Dranken kunnen wel nog aangekocht worden in (grote) petflessen, glazen wegwerpflessen of eventueel blik, maar de drank moet aan de consument geserveerd worden in herbruikbare materialen (bekers of glas).
Bij risico-evenementen (zoals muziekevenementen met een grote publieksopkomst) ben je om veiligheidsredenen verplicht om herbruikbare bekers te gebruiken.

Geluid en sluitingsuur

Sluitingsuur
Afhankelijk van wanneer je evenement plaatsvindt, moet je rekening houden met een vast einduur:

• Weekdagen:
  Alles moet stil zijn om 24.00 uur (behalve op vrijdag, zaterdag of de avond voor een officiële feestdag of op een feestdag), zowel voor activiteiten binnen als buiten. 
  Er moet hier ook rekening gehouden worden met een 'afbouwperiode': voor een binnenactiviteit  vanaf 23.30 uur, voor een buitenactiviteit vanaf 23.00 uur.
• Weekend (vrijdagavond, zaterdagavond en de avond voor een officiële feestdag): 
  Alles moet stil zijn om 03.00 uur. Hier geldt binnen een afbouwperiode vanaf 02.30 uur, buiten vanaf 02.00 uur. 

In beide gevallen moet er rekening worden gehouden met de regels in verband met nachtrust vanaf 22 uur. Dit wil zeggen dat in elk geval de politie kan opgeroepen worden vanaf 22 uur.
Bij klachten over nachtlawaai moet op het eerste verzoek van de lokale politie of gemachtigd ambtenaar onmiddellijk ingegaan op de vraag om het geluid te minderen. Bij een tweede interventie wordt gevraagd de muziek stop te zetten. Zie ook het Algemeen Politiereglement lokaal bestuur Overijse.

Geluidsnormen

Met betrekking tot het volume van elektronisch versterkte muziek, moeten de VLAREM-richtlijnen worden gevolgd.

• Maximumvolume =< 85 dB(A)L Aeq, (geluidsniveau in bv. een praatcafé of restaurant)15 min: geen verplichtingen
• Maximumvolume > 85 dB(A)L Aeq en =< 95 dB(A)L Aeq, 15 min. (geluidsniveau in bv. een muziekcafé’s, kleine fuiven, liveconcerten van stillere genres, …):
  je meet permanent het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Dit geluidsniveau moet constant zichtbaar zijn voor diegene die het geluidsvolume bedient.
• Maximumvolume > 95 dB(A)L Aeq, 15 min. en maximaal 100 dB(A)L Aeq, 60 min. (geluidsniveau bij bv. pop- en rockconcerten, grote fuiven of in discotheken):
  je meet permanent het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Je registreert ook het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit, zodat ook na de activiteit kan worden nagekeken welke geluidsvolumes er op welk ogenblik zijn geproduceerd. Je houdt deze geregistreerde meetgegevens minstens één maand bij. Het geluidsniveau moet constant zichtbaar zijn voor diegene die het geluidsvolume bedient. Je stelt gratis oordopjes ter beschikking van het publiek.

• Bij schoolfeesten mag 95 dB(A)L Aeq, 15 min. niet overschreden worden.

Een geluidsmeter wordt gratis ter beschikking gesteld aan alle organisatoren. Je kan deze aanvragen via het evenementenloket of via het infopunt Vrije Tijd. Verenigingen en wijkfeesten kunnen ook gratis oordopjes verkrijgen.

Muziek
Organiseer je een evenement waarbij muziek (zowel live als opgenomen) gespeeld wordt? Dan heb je hiervoor een licentie van Unisono nodig.
Deze licentie omvat zowel de vergoeding van Sabam als de zogenaamde 'billijke vergoeding van uitvoerende artiesten en muziekproducenten'. Het bedrag hangt af van het soort evenement, de inkomprijs, de oppervlakte van de ruimte, ... 

Schenken van (alcoholische) dranken

Openbare activiteiten waarop bier en wijn geschonken worden, moeten geen tapvergunning of drankvergunning aanvragen bij de gemeente.
Voor openbare activiteiten waarop je sterke dranken en/of gedistilleerde dranken wil schenken, heb je wel een vergunning nodig. 

De aanvraag om sterke dranken of gedistilleerde dranken te mogen schenken, doe je samen met je evenementenaanvraag via het evenementenloket of aan het infopunt Vrije Tijd.

Denk ook hieraan:

• Het is sterk aanbevolen om minstens één niet-alcoholische drank goedkoper aan te bieden (bijvoorbeeld water).
• Het is sterk aanbevolen om ook een alcoholvrije variant aan te bieden (bijvoorbeeld 0.0%-bier of mocktail).
• Je mag geen sterke drank schenken aan jongeren onder de 18 jaar.
• Je mag geen alcoholische dranken schenken aan jongeren onder de 16 jaar, of aan mensen die in dronken toestand verkeren.

Signalisatie

Wil je voor jouw evenement wegwijzers hangen naar de evenementenlocatie? Of wil je voor de doortocht van jouw wandel- of wielerrit bewegwijzering hangen? Dat heb je een toelating nodig van de burgemeester. Hou alvast rekening met de volgende voorwaarden:

• Je voorziet zelf de tijdelijke bewegwijzering (wegwijzers, borden en palen). Je plaatst en verwijdert ze ook zelf.
• Je mag ze niet ophangen aan palen van verkeerssignalisatie (met uitzondering van wegwijzers en straatnaamborden), bomen of struiken, of ander openbaar eigendom.
• Je mag tijdelijke bewegwijzering ten vroegste 48 uur voor het evenement plaatsen.
• Je moet ze ten laatste 48 uur na het evenement weghalen.
• De bewegwijzering dient uitsluitend in het Nederlands opgesteld te zijn.
• De maximale afmetingen bedragen 25 x 80 cm.
• Ze mag niet storend zijn voor bestaande signalisatie of een belemmering vormen voor de doorgang van gelijk welke weggebruiker.
• De tekst op de tijdelijke bewegwijzering mag enkel betrekking hebben op het evenement/activiteit.

Je aanvraag voor bewegwijzering dien je samen met je evenementenaanvraag in via het digitaal evenementenloket. 

Veiligheid

Brandveiligheid
Bij de organisatie van je evenement moet je met heel wat brandveiligheidseisen en opstellingseisen ter preventie van brand rekening houden. Je vindt daarover alle informatie en tips terug in 'Evenementenreglement van Hulpverleningszone Oost Vlaams-Brabant'.

Voor specifieke veiligheidsbepalingen omtrent het gebruik van gasinstallaties wordt verwezen naar het preventiematerieel van de Federatie Butaan Propaan op de website www.febupro.be

Bewaking (veiligheidspersoneel)
Als organisator kan je ervoor kiezen of - afhankelijk van het soort evenement - verplicht worden, om bewaking in te zetten. Dat kan via een professionele, vergunde bewakingsfirma, maar in de wet is ook een ‘uitzonderingsregime’ opgenomen voor verenigingen die eigen vrijwilligers willen inzetten voor persoonscontrole. Hier zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden:

• de organisatie heeft geen winstoogmerk;
• enkel effectieve leden van de vereniging;
• geen betaling;
• maximaal vier keer per jaar;
• voldoen aan de persoonsvoorwaarden;
• toestemming van de burgemeester hebben.

Het aanvraagformulier om vrijwilligers in te zetten voor persoonscontrole vind je hier. Je dient het ingevulde formulier in via het digitaal evenementenloket samen met je aanvraag. 

Overige

Voor verdere veiligheidsbepalingen verwijzen wij naar het Algemeen Politiereglement.

Nutsvoorzieningen op openbaar domein

Elektriciteit
Wie een evenement in openlucht (op een plein, in een park, op straat, ...) organiseert en elektriciteit nodig heeft, kan een elektriciteitsaansluiting aanvragen indien deze aanwezig is ter plaatse. De gemeente rekent daarvoor het verbruik aan, overeenkomstig het geldende retributiereglement op het gebruik van elektriciteitskasten en het verbruik van elektriciteit.

Als er geen elektriciteitskast aanwezig is, kan je zelf voor een mobiele stroomgenerator (bij voorkeur op zonne-energie) zorgen.

Op volgende plaatsen kan de elektriciteit aangesloten worden via de bestaande elektriciteitskasten:

De gemeentelijke diensten doen de voorziening binnen een straal van 25m van de elektriciteitskast. Je bent als organisator zelf verantwoordelijk voor de verdere opstelling. De organisatie is verantwoordelijk voor de eventueel extra bijhorende keuringen van extra materialen en aansluitingen conform de wetgeving.

Na afloop van het evenement worden de meterstanden genoteerd en zal je een factuur ontvangen voor het gebruik en de verbruikte elektriciteit. Een aanvraag van elektriciteitspunten doe je samen met je evenementenaanvraag.

Watervoorziening via De Watergroep
Heb je water nodig op een plaats waar je niet beschikt over gewone kranen? Dan kan je bij De Watergroep een standpijp (= mobiel leveringspunt) huren. Dit sluit je - volgens de instructies voor een correct gebruik van standpijpen - aan op een brandkraan (hydrant) in de straat.
Hou er rekening mee dat je een huurkost per bemeterde standpijp betaalt, en ook de kosten van het waterverbruik.

Afvalcontainers
Je kan een afvalcontainer van 1100 liter lenen bij de gemeente. Het leegmaken van deze container(s) wordt door de gemeente aangevraagd bij de Intercommunale Interrand. Dit wordt nadien door Interrand aan de organisator gefactureerd worden volgens het op dat moment geldend tarief. De gemeente plaatst de afvalcontainers en haalt deze terug op na de lediging door Interrand.
Een aanvraag van afvalcontainers doe je samen met je evenementenaanvraag.

Verzekeringen

Als je een evenement organiseert, is het belangrijk te verzekeren tegen eventuele schadegevallen. Hier ben je zelf voor verantwoordelijk.

Enkele mogelijkheden:

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
Deze verzekering dekt lichamelijke en materiële schade bij derden naar aanleiding van het evenement en ten gevolge van een fout van de organisator. Deze verzekering is verplicht wanneer jouw evenement in één van de gemeentezalen plaatsvindt.

Verzekering lichamelijke ongevallen deelnemers
Deze verzekering dekt lichamelijke schade bij een van de deelnemers aan het evenement, zonder dat er een fout moet bewezen worden. Deze verzekering wordt aangeraden als het een risicovol evenement betreft.

Verzekering lichamelijke ongevallen vrijwillige medewerkers
Deze verzekering dekt lichamelijke schade opgelopen door vrijwillige medewerkers , zonder dat er een fout moet bewezen worden. In sommige gevallen is dit een wettelijke verplichting (art. 6 vrijwilligerswet).

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid vrijwillige medewerkers
Deze verzekering dekt de lichamelijke en materiële schade opgelopen door een derde ten gevolge van een fout van een vrijwillige medewerker. Deze burgerlijke aansprakelijkheid moet gedragen worden door de organisatie die daarvoor verzekerd moet zijn (art. 5 vrijwilligerswet).

Informeer je bij via vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be of je vereniging beroep kan doen op de gratis vrijwilligersverzekering.

Brandverzekering
Deze verzekering dekt schade aan een gebouw door brand, storm, hagel en ijsdruk. Als je een privé gebouw gebruikt, ga je best na of de brandverzekering van de eigenaar ook van toepassing is op jouw evenement. Is dit niet het geval, dan is het ten zeerste aangewezen om als gebruiker een tijdelijke brandverzekering af te sluiten.
Vindt jouw evenement plaats in een gemeentegebouw? Dan is een brandverzekering voor het gebouw niet nodig aangezien de gemeente voor haar gebouwen een brandverzekering heeft.

Verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
Deze verzekering dekt schade opgelopen door derden ten gevolge van brand of ontploffing, ongeacht de aansprakelijkheid voor deze brand of ontploffing.
Deze verzekering is wettelijk verplicht voor de uitbater van bepaalde inrichtingen die gewoonlijk toegankelijk zijn voor het publiek. (wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing en KB van 28/02/1991 betreffende inrichtingen die onder toepassing vallen van hoofdstuk II wet 30/07/1979 )

Verzekering contractuele aansprakelijkheid
Deze verzekering dekt schade geleden door jouw medecontractant naar aanleiding van de uitvoering van het contract. Voorbeeld: er is schade aan het gebouw (vb. putten in de vloer omdat je er een te zware tapinstallatie op geplaatst hebt) dat je huurt voor de organisatie van het evenement. Deze contractuele aansprakelijkheid is in de meeste gevallen uitgesloten in de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.

Verzekering alle risico's
Deze verzekering dekt schade aan eigen materialen of deze die je gebruikt van een derde en dit tegen ‘alle' risico's' (diefstal, vandalisme, schade, ...). Deze verzekering is aangewezen als je dure materialen gebruikt op een plaats die een aantal risico's met zich meebrengt (vb. licht- en klankinstallatie, computers).