Omdat we deze oefening grondig willen doen, nemen we de nodige tijd hiervoor. Het hele traject is ingedeeld in een aantal fases. Zo komen we stapje per stapje dichter bij de nieuwe structuur.
FASE 1: Input van de burger verzamelen
Via dit platform én op papier in De Overijsenaar (juli-augustus) deden we een bevraging. Door te antwoorden op vragen zoals 'Hoe denken jullie over advies (geven) binnen Overijse? Hoe zou dat moeten verlopen? En wat heb jij nodig om zelf advies te geven?' kon iedereen mee richting geven aan het traject.
Al de verzamelde input werd meegenomen naar onze volgende fase.
FASE 2: Online kick-offsessies
Eind oktober organiseerden we 4 online kick-offsessies. Tijdens deze sessies luisterden we naar andere gemeenten die een gelijkaardige trajecten doorliepen en begonnen we luidop te dromen over hoe we binnen Overijse 'advies geven' naar een hoger niveau konden tillen.
FASE 3: Ontwerpen
In november 2020 hebben we een volgende stap in ons proces gezet, dit in de vorm van een ontwerpsessie. Tijdens deze sessie maakten we onze plannen en dromen concreet.
Hoe moet een proces van advies geven verlopen? Hoe kunnen we voor verbinding zorgen? Welke structuren zouden er mogelijk zijn? ...
Zo werd het 3-schillenmodel geboren. Dit is een theoretisch adviesmodel dat we op maat van Overijse hebben bijgestuurd.
FASE 4: Testfase
Maar een nieuwe structuur uitdenken is één iets. Helaas wil dat niet zeggen dat het ook effectief in de praktijk goed werkbaar is. De enige manier om daar achter te komen, is testen. Daarom voorzien we in het voorjaar van 2021 de nodige tijd om alles uit te proberen en bij te sturen waar nodig. En zo hopen we tot een nieuwe structuur te komen waarmee we weer gelanceerd zijn.
Deze testfase laten we lopen tot het einde van de zomer van 2021. En het testen doen we aan de hand van 5 testcases:
- Sporthal: We formuleren een adies voor een procesarchitectuur die er mee voor moet zorgen dat we over enkele jaren een nieuwe sporthal hebben die tegemoet komt aan de noden van alle Overijsenaren.
- Buurtbudget Overijse centrum: We geven een advies over de verdeling van het buurtbudget dat er voorzien is voor Overijse centrum. Deze middelen komen uit het Vlaamse Noodfonds n.a.v. corona. Elke dorpsraad kreeg hiervan een budget. In het centrum is er geen dorpsraad op dit moment. Dat is dus de ideale moment om eens mensen samen te brengen die over dit vraagstuk zich willen buigen.
- Welzijnshuis: We maken een advies dat mee vorm kan geven aan de visie die als basis moet dienen voor de uitbouw van het Welzijnshuis in Overijse.
- Beleving WK: We geven advies over hoe de beleving in het weekend waarin het WK Wielrennen door Overijse komt een extra boost kunnen geven.
- Test-helikoptergroep: De helikoptergroep is een belangrijk, maar vooral ook nieuw element in de de manier waarop we advies zouden gaan geven in Overijse. Daarom vinden we het ook belangrijk om de werking hiervan ook al grondig getest te hebben.
Je ziet het: een grondige en uitgebreide testfase waarmee we los van de huidige werking van onze dorps- en adviesraden proberen om alle opportuniteiten en werkpunten van het nieuwe model aan het licht proberen te brengen. Uiteraard zullen we hier tussentijds mee aan de slag gaan en het model bijsturen waar nodig.
FASE 5: De overgang goed voorbereiden
Eens we tot een bijgestuurd model gekomen zijn dat werkbaar is voor Overijse, is het cruciaal om ook de overstap van oude naar het nieuwe model op een goede manier te laten verlopen. Hier maken we op dit moment werk van.
Hoe?
- We schrijven aan een nieuw participatiemodel.
- We bekijken de statuten van alle dorps- en adviesraden. En proberen werk te maken van vereenvoudigde basisstatuten die het drieschillenmodel omvatten.
- En eens dat dat allemaal op punt staat, brengen we het geheel naar de gemeenteraad. Daar zal dan begin 2022 beslist worden hoe we hier mee verder kunnen gaan.