Subsidiereglement gemeenschapsvormende initiatieven (Applaus!toelagen)

Artikel 1: Doelstelling

De gemeente Overijse wil met dit subsidiereglement:

  • een impuls geven aan gemeenschapsvormende initiatieven uit Overijse;
  • mensen aanzetten om te participeren aan initiatieven in een vrijetijds-, sociaal-cultureel, sociaal-ecologisch of educatief kader;
  • aan publieksverbreding en -vernieuwing doen;
  • samenwerking tussen de verschillende actoren in de gemeente stimuleren;
  • creatie en innovatie stimuleren;
  • een bruisend Overijse stimuleren door buurtfeesten, buurtinitiatieven en gemeenschapsvormende projecten met een openbaar karakter te steunen en nieuwe initiatieven te faciliteren.

Artikel 2: Definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

  • Buurtfeest / buurtinitiatief: activiteit die het buurtleven opwaardeert en ontmoeting stimuleert, met als doelstelling de buurt meer leefbaar te maken en de sociale contacten te bevorderen.
  • Project: een uitzonderlijke of experimentele activiteit die de gewone werking van de verenigingen overschrijdt en die een kwalitatieve meerwaarde betekent voor de verenigingen. Een project voldoet standaard aan volgende criteria:
    • de taken behoren niet tot de reguliere werking van de organiserende verenigingen;
    • er is een samenwerking met andere actoren waar men in de dagelijkse werking niet of in beperkte mate mee samenwerkt;
    • het is een op zich staand programma of een onderdeel van een groter geheel, maar met een duidelijke eigen entiteit;
    • het heeft een vooraf omschreven doel en gewenst resultaat;
    • op voorhand wordt vastgelegd wanneer het project plaatsvindt en welke kosten er zijn.
  • Gemeenschapsvormend: het versterken, verbinden en vernieuwen van het sociale weefsel en de groepsvorming door mensen bijeen te brengen via initiatieven in een vrijetijds-, sociaal-cultureel, sociaal-ecologisch of educatief kader met het oog op het ondersteunen van een democratische, solidaire, open en cultureel diverse samenleving.
  • Openbare ruimte: de publiek toegankelijke ruimte in het bezit of beheer van een overheid, namelijk de openbare weg, te weten de wegen en doorgangen die in hoofdorde bestemd zijn voor alle verkeer van personen en voertuigen, met inbegrip van de bermen, voetpaden en de ruimten aangelegd als aanhorigheden van de verkeerswegen en voornamelijk bestemd voor het parkeren van voertuigen (al dan niet afgebakend). De berm is de ruimte of het gedeelte van de weg dat niet in de rijbaan begrepen is.
    Bijkomend worden ook de parken, openbare tuinen, pleinen en speelterreinen en alle stukken van de openbare plaats, buiten de openbare weg, die open staan voor het verkeer van personen en in hoofdorde bestemd zijn voor wandelen en ontspanning inclusief voet- en fietspaden, bermen en parkeerruimte inbegrepen in de openbare ruimte. Dit alles in overeenstemming met de bepalingen in het geldende algemeen politiereglement van Overijse.

Artikel 3: Toepassingsgebied

Binnen de perken van de jaarlijks goedgekeurde begrotingskredieten van de gemeente wordt onder de hierna vermelde voorwaarden een gemeentelijke subsidie verleend voor de organisatie van twee soorten gemeenschapsvormende initiatieven:

  • Buurtfeesten en buurtinitiatieven.
  • Gemeenschapsvormende projecten.

Uitgesloten zijn privé- en familiefeesten, schoolfeesten, feesten voor eigen aangesloten leden of feesten met een politiek, religieus, filosofisch of commercieel karakter. Deze vorm van subsidie is niet cumuleerbaar met een andere financiële subsidie van de gemeente Overijse voor hetzelfde evenement.



Artikel 4: Subsidievoorwaarden

De toekenning van deze subsidie gebeurt binnen de perken van de voorziene kredieten. Een toegekende subsidie kan niet hoger zijn dan de reële gemaakte subsidiabele kosten.

Artikel 4.1 Algemene voorwaarden en aandachtspunten

Activiteiten binnen een gemeenschapsvormend project, buurtfeest of buurtinitiatief moeten aan bovenstaande omschrijving beantwoorden. Bij de beoordeling van de aanvragen wordt rekening gehouden met de volgende elementen, waarbij de activiteit:

  • duidelijk is afgebakend in tijd en ruimte;
  • samenwerking tussen verenigingen en burgers stimuleert;
  • een plaats van ontmoeting en dialoog vormt voor lokale inwoners;
  • actieve participatie van bezoekers en deelnemers centraal stelt;
  • diverse bevolkingsgroepen aanspreekt of betrekt bij de organisatie:
  • inhoudelijke vernieuwend of origineel is;
  • aandacht heeft voor het proces om gemeenschapsvorming te bewerkstelligen;
  • geen commerciële inslag heeft.

De aanvragers verbinden er zich toe de toepasselijke wettelijke en administratieve voorschriften (taksen, Unisono,…) te respecteren en sluit de nodige verzekeringen, zoals burgerlijke aansprakelijkheid, af.

Alle communicatie en publiciteit wordt in het Nederlands gevoerd. Voor de goedgekeurde projecten dient op affiches, uitnodigingen, en dergelijke het logo 'Met de steun van de gemeente Overijse' te worden vermeld.

Artikel 4.2 Subsidievoorwaarden "buurtfeest" of "buurtinitiatief"

§ 1 Subsidie: maximaal 250 euro, waarvan 50% vooraf in aankoopcheques bij lokale handelaars en 50% subsidie na het indienen van de stavingsstukken.
§ 2 Frequentie: elke straat, plein, wijk of buurt kan slechts één keer per kalenderjaar deze toelage ontvangen onafhankelijk van de aanvrager.
§ 3 Aanvrager: de initiatiefnemers of vereniging, met minstens 3 buurtbewoners, moeten woonachtig zijn in de betrokken straat, plein, wijk of buurt. Het feest moet aangevraagd én georganiseerd worden door de buurtbewoners zelf.
§ 4 Doelgroep: het ingediende buurtfeest of buurtinitiatief moet zich richten tot alle bewoners van de bedoelde straat, plein, wijk of buurt voor minstens 25 buurtbewoners.
§ 5 Locatie: een straat of buurt op het grondgebied van de gemeente Overijse. De uitnodiging voor het feest of initiatief mag zich enkel richten tot de bewoners van de betrokken straat of een welbepaald plein, wijk of buurt.
§ 6 In te brengen kosten: de subsidie is bedoeld om de basisorganisatiekosten te helpen dragen en om het sociale contact tussen de bewoners te bevorderen. Al deze kosten (eten, drinken, animatiekosten of huur materiaal) kunnen worden ingebracht.

Particuliere personen uit de straat kunnen geen onkosten inbrengen voor eigen materiaal dat ze ter beschikking stellen, ongeacht of ze tot het organiserende comité behoren of niet. De subsidie kan nooit meer dan de effectieve kost bedragen.


Artikel 4.3 Subsidievoorwaarden "gemeenschapsvormend project"

§ 1 Subsidie: maximaal 1 500 euro per aanvraag waarvan 50% van de subsidie als voorschot wordt betaald.
§ 2 Frequentie: voor eenzelfde project kan maximaal drie maal na elkaar een projectsubsidie worden toegestaan, met een maximale frequentie van één project per kalenderjaar.
§ 3 Aanvrager: de aanvragende vereniging is door het gemeentebestuur erkend door één van de adviesraden of door de gemeente. Er wordt minstens een samenwerking aangetoond met twee andere verenigingen met zetel in Overijse.
§ 4 Doelgroep: het ingediende project moet zich richten tot alle inwoners van de gemeente Overijse of een bepaalde subgroep van de gemeente Overijse (kinderen, senioren,…).
§ 5 Locatie: het evenement vindt plaats op het grondgebied van de gemeente Overijse.
§ 6 In te brengen kosten: de subsidie is bedoeld om kosten te helpen dragen die de meerwaarde van het project bepalen. In de aanvraag worden deze kosten specifiek bepaald. Het kan hier gaan over artistieke kosten van artiesten, animatie of lesgevers, huurgeld van een locatie, kosten voor publiciteit.

Artikel 5: Aanvragen en procedure

De aanvragen moeten worden ingediend via het daarvoor voorziene formulier bij de gemeente Overijse, Begijnhof 17, 3090 Overijse of via info@overijse.be.
Enkel volledig en correct ingevulde aanvragen worden behandeld. De aanvrager voegt alle nuttige en nodige stukken bij zijn aanvraag.

Het aanvraagformulier moet volledig ingevuld en ingediend worden met vermelding van:

  • gegevens over de aanvrager;
  • een nauwkeurige omschrijving en motivering van het initiatief;
  • het gewenste bedrag met een omschrijving waarvoor de subsidie zal worden aangewend;
  • de begroting met vermelding van eigen uitgaven en verwachte inkomsten;
  • het bankrekeningnummer.

Het aanvraagformulier moet tijdig ingediend worden.

 INDIENINGSMOMENTENBEOORDELING

BUURTFEESTEN

BUURTINITIATIEVEN

Zonder inname van openbare ruimte:

4 weken voor de start van het buurtfeest of buurtinitiatief.

Met inname van openbare ruimte:

7 weken voor de start van het buurtfeest of buurtinitiatief. Hiervoor dient er een 'aanvraag openbare activiteit' te worden ingediend, te vinden op www.overijse.be/aanvraag-openbare-activiteit

De aanvraag wordt afgetoetst met dit reglement en beoordeeld door een medewerker van de vrijetijdsdiensten.


Indien er een inname van openbare ruimte nodig is, zal het reglement 'gemeentelijke ondersteuning bij de organisatie van openbare activiteiten in Overijse' van toepassing zijn.
GEMEENSCHAPSVORMENDE PROJECTENVóór 15 november: voor gemeenschapsvormende projecten vanaf 1 januari van het daaropvolgende kalenderjaar.

Vóór 15 februari: voor gemeenschapsvormende projecten vanaf 1 april van het lopende kalenderjaar.

Vóór 15 mei: voor gemeenschapsvormende projecten vanaf 1 juli van het lopende kalenderjaar.

Vóór 15 augustus: voor gemeenschapsvormende projecten vanaf 1 oktober van het lopende kalenderjaar.
Goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen op basis van het advies gegeven door een jury die is samengesteld door het afdelingshoofd Mens of diens aangestelde, en bestaande uit:
  • drie afgevaardigden van advies- of dorpsraden,
  • twee medewerkers van de vrijetijdsdiensten.

De aanvrager ontvangt een motivering van de beslissing en een voorschot ten bedrage van de helft van de subsidie.

Ten laatste 30 dagen na het plaatsvinden van het buurfeest/buurtinitiatief of het project moeten de organisatoren een ingevuld verslagformulier met bijhorende documenten tot staving van de activiteiten indienen bij de gemeente Overijse, Begijnhof 17, 3090 Overijse of via info@overijse.be. Het aanvraag- en het verslagformulier zijn te vinden op de gemeentelijke website. Na het verstrekken van deze documenten wordt het resterend saldo van de subsidie uitbetaald op het rekeningnummer doorgegeven via het aanvraagformulier.

Indien het initiatief gewijzigd wordt of niet zal doorgaan, deelt de organisator dit zo spoedig mogelijk mee en wordt het voorschot binnen de 2 weken terugbetaald aan de gemeente Overijse. Indien het buurtfeest of buurtinitiatief niet doorgaat levert de organisator de verkregen aankoopcheques terug in.

Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht voor om alle onderzoeken uit te voeren die vereist zijn voor de behandeling van de aanvraag. Ze kan daartoe eveneens gemeentelijke medewerkers machtigen om ter plaatse de aanwending van de subsidie te controleren.


Artikel 6: Schrapping, vermindering of terugbetaling van de subsidie

Het college van burgemeester en schepenen kan bij gemotiveerde beslissing de subsidie schrappen, verminderen of beslissen dat de begunstigde de subsidie (gedeeltelijk) dient terug te betalen:

  • Als de subsidie niet wordt aangewend volgens de gestelde voorwaarden of voor het doel waarvoor zij werd toegekend.
  • In geval van overmacht (situatie die niet toerekenbaar is aan de begunstigde van de subsidie), tenzij de activiteit verplaatst kan worden naar een latere datum.
  • Als de vereiste informatie of documenten niet worden verstrekt.
  • Als er verzet is tegen de uitoefening van de controle van het college van burgemeester en schepenen.

Bij terugvordering stelt het college van burgemeester en schepenen bij gemotiveerde beslissing het bedrag van de terugvordering vast.


Artikel 7: Geschillen

Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om te oordelen in geval van geschillen.



Artikel 8: Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 oktober 2021 voor aanvragen die betrekking hebben tot de aanvraag voor subsidie voor buurtfeesten, buurtinitiatieven of gemeenschapsvormende projecten.



Artikel 9: Overgangsregeling corona

De organisatoren van buurtfeesten, buurtinitiatieven of gemeenschapsvormende projecten die tijdens 2021 volgens de geldende reglementen geen tijdige aanvraag hebben kunnen indienen maar er wel in geslaagd zijn om volgens de geldende coronamaatregelen een buurtfeest, buurtinitiatief of gemeenschapsvormende project te organiseren, of van plan zijn dit te organiseren, kunnen hun aanvraag die betrekking heeft op 2021 alsnog indienen tegen uiterlijk 15 november 2021. De beoordeling van de aanvraag gebeurt volgens de modaliteiten zoals vermeld in artikel 5 van dit reglement.


Artikel 10: Bestuurlijk toezicht

Dit reglement is onderworpen aan de bekendmakings- en meldingsplicht overeenkomstig artikelen 285 tot en met 287 en artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.