Evaluatie van het doorlopen traject
In 2020 namen we de eerste stappen om onze werking met de dorps-en adviesraden te evalueren en na te gaan of we konden evolueren naar een nieuwe, aangepaste aanpak. Dit traject omvatte verschillende fases waarbij veel verschillende mensen op verschillende manieren betrokken werden:
- De online kick-offsessies in het najaar van 2020
- De ontwerpsessie in november 2020
- De testcases (Welzijnshuis, WK wielrennen, burgerbudget centrum, helikoptergroep en Sporthal) in het voorjaar 2021
- Het bijsturingsmoment in mei 2021 waarop we het nieuw uitgetekende participatiemodel nog wat hertekenden.
- Het feedbackmoment over het participatiereglement en de basisstatuten in oktober 2021
Hieruit kwam een nieuwe participatie-aanpak uit voort. Denk maar aan de KLAP-avonden, helikoptergroepen, nieuwe statuten voor de raden, ….
Ook al zijn we nu al even dit nieuwe model aan het toepassen, en gaan we daar ook nog de nodige feedback over vragen, willen we nu graag eens inzoomen op dat voortraject dat leidde tot ons nieuwe adviesmodel. De helikoptergroep zal de gekregen input goed analyseren en hiermee rekening houden wanneer ze nog eens een groter/intensiever participatietraject uittekenen.
Toetsing van de nieuwe manier van werken: 1000 burgers!
In het hele traject werd vaak herhaald dat we geen nieuwe vastgeroeste manier willen installeren. We willen net een aanpak die flexibel is en kan veranderen wanneer het nodig zou zijn. Daarom dan ook dat we op regelmatige basis gaan toetsen of de manier van werken nog goed is, en waar en hoe we nog kunnen groeien of evolueren om relevant advies te kunnen blijven stimuleren.
Eerste toetsing
In het najaar van 2023 werd de eerste toetsing opgestart. Ook dit zal op verschillende manieren gebeuren. De helikoptergroep nam hier een coördinerende rol in op, maar de feedback en suggesties kwam van jullie, de burgers.
Wat, wanneer, wie en hoe?
- Tussen oktober 2023 en maart 2024 vonden er een 10-tal één-op-één-gesprekken plaats met 'actieve betrokkenen'. Denk maar aan iemand van iemand van het college van burgemeester en schepenen, een gemeenteraadslid, een KLAP-deelnemer, een niet-verenigde burger die bijdroeg aan een participatietraject, een lid van de advies- en dorpsraden, leden van de gemeentelijke administratie, .... Tijdens deze gesprekken was het de bedoeling om dieper in te gaan op hoe zij de nieuwe aanpak ervaren.
- Op 10 januari 2024 vond er een toetsingsmoment plaats waarop alle deelnemers van de kick-offsessies binnen het DAR-traject (die aan de basis lagen van de hele hervorming) en leden van de verschillende dorps- en adviesraden de vooropgestelde doelen toetsten aan de huidige aanpak.
- In februari en maart 2024 kregen 1000 gelote burgers een brief in de bus die hen vroeg om via een enquête te laten weten wat ze vinden van participatie in Overijse. Kennen ze de huidige trajecten al? Deden ze al eerder mee aan een inspraakavond of bevraging? Hebben ze misschien nieuwe suggesties? Op basis van de resultaten kunnen we verder met evalueren en verfijnen van de aanpak.
Resultaat
Al deze input werd verwerkt door de helikoptergroep en gebundeld in een rapport met aanbevelingen. Dit rapport werd goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen en ook ter kennisgeving voorgelegd aan de gemeenteraad, nadat het eerst inhoudelijk nog eens doorgesproken werd op een gemeenteraadscommissie.
Ook aan de medewerkers van de gemeente werd het intern voorgesteld.
De deskundige Publiekswerking gaat hier nu verder mee aan de slag om de aanbevelingen om te zetten in concrete acties.
Benieuwd naar het rapport? Dit kan je hier nalezen. 20240416_ conclusies toetsing DAR (1) (1).pdf250 Kb(pdf)
